Fluxo de caixa simples: como saber quanto do dinheiro da loja é seu de verdade

Você fechou o mês com R$ 8.000 em vendas. No dia 30, abre o aplicativo do banco e tem R$ 740. Ninguém roubou nada. O dinheiro passou pela sua conta e foi embora antes de você enxergar.

Quase sempre o motivo é o mesmo, e não é falta de venda: o dinheiro da loja e o dinheiro da casa estão no mesmo lugar. No Brasil, 61% dos donos de pequenos negócios pagam despesa da empresa com a conta pessoal, segundo a pesquisa Hábitos Financeiros dos Pequenos Negócios, do Sebrae, com dados de 2025. No comércio são 57%.

Fluxo de caixa é o nome difícil de uma coisa simples: a lista do que entrou e do que saiu, organizada pelo dia em que o dinheiro cai na conta. Não precisa de curso nem de sistema caro. Precisa de uma conta separada e de 10 minutos por semana.

O que o fluxo de caixa responde (e o que ele não responde)

Ele responde três perguntas, e são as três que tiram o sono:

• Quanto eu tenho hoje, de verdade, sem contar o que ainda vai cair.

• Quanto vai entrar até o dia 10, o dia 20, o fim do mês.

• O que vence antes disso: fornecedor, imposto, aluguel, a parcela da maquininha.

Ele não diz se o seu preço está certo, e não substitui a conta de quanto sobra de cada venda. Isso é outro assunto, e está em quanto custa vender online e em como calcular o preço de venda.

Lucro e dinheiro na conta não são a mesma coisa

Essa é a confusão que mais derruba loja pequena. Lucro é o resultado da conta. Caixa é o que está no banco hoje. Os dois quase nunca dão o mesmo número, porque a venda conta de uma vez e o dinheiro chega aos pedaços.

A loja do exemplo teve um mês lucrativo e mesmo assim ficou sem dinheiro no dia do boleto. É nessa hora que o lojista pega empréstimo sem precisar, ou paga fornecedor no cheque especial e come a margem do mês seguinte.

Quando o dinheiro de cada venda cai na conta?

Depende de como o cliente pagou, e essa é a informação que falta na maioria dos controles. O Pix entra na hora. O cartão entra depois, e o parcelado entra aos pedaços.

Faça isso hoje: abra o extrato do seu meio de pagamento e veja, numa venda que você já fez, o dia em que o valor caiu. Esse é o seu prazo. Anote num papel colado no computador e use ele na hora de prometer pagamento a fornecedor.

Passo 1: uma conta só para a loja

É o passo que resolve metade do problema sozinho. Enquanto o dinheiro da loja e o da casa dividem a mesma conta, nenhum controle funciona, porque o extrato mistura o fornecedor com o mercado do sábado.

1. Abra uma conta só do negócio. Com CNPJ, uma conta PJ. Sem CNPJ ainda, uma segunda conta no seu CPF em qualquer banco digital já serve.

2. Leve a chave Pix para lá. Troque a chave da loja, do WhatsApp, do link de pagamento e da maquininha. Toda venda cai nessa conta.

3. Pague a loja por essa conta. Fornecedor, embalagem, frete, anúncio, mensalidade.

4. Transfira para você um valor fixo, na mesma data do mês. Essa transferência é a sua retirada, e ela entra no caixa como saída.

O ideal é que haja uma separação da conta pessoal da conta do negócio para que todas as receitas e despesas do negócio possam ser contabilizadas sem serem contaminadas por movimentos de ordem pessoal. Décio Lima, presidente do Sebrae.

Se você é MEI e ainda vende pouco, não precisa de conta cara nem de pacote de serviços. Precisa de uma conta só, com um extrato onde tudo que aparece é da loja.

Passo 2: quanto tirar para você todo mês

Um valor fixo, na mesma data, todo mês. Tirar dinheiro toda vez que precisa é o jeito mais rápido de nunca saber se a loja se paga.

Para escolher o valor, faça na ordem:

1. Some o que você gasta em casa por mês. Esse é o valor que você precisa.

2. Olhe o caixa dos últimos 3 meses e veja quanto sobrou depois de tudo pago.

3. Comece pelo menor dos dois, arredondado para baixo, e mantenha por 3 meses.

Se a loja não sustenta nem o valor pequeno, o problema não é a sua retirada. É preço, custo ou volume de venda, e aí a conta a fazer é a do preço, não a do caixa.

Passo 3: a planilha de 3 colunas

Esse é o modelo. Serve em caderno, no bloco de notas do celular ou numa planilha. Uma linha por movimento, pelo dia em que o dinheiro entrou ou saiu da conta:

O número que interessa é o de baixo. R$ 1.310 entraram e R$ 1.095 saíram: sobraram R$ 215. Não é o faturamento da semana, é o que ficou.

As saídas que somem do controle e aparecem no extrato são quase sempre estas:

• Embalagem, sacola, fita, etiqueta.

• Frete que você pagou por conta, brinde e amostra.

• Anúncio, mesmo os R$ 20 impulsionados no celular.

• Troca e devolução: sai dinheiro e às vezes volta produto.

• Taxa de quem processa o pagamento, que já sai descontada e por isso ninguém anota.

• Gasolina, aplicativo de transporte e a conta de luz da parte da casa que virou depósito.

Passo 4: o dinheiro que já tem dono

Da sobra da semana, uma parte não é sua. Separe antes de olhar o saldo e achar que deu para comprar mais estoque:

• O fornecedor do próximo pedido, se você já combinou a compra.

• O imposto. O MEI paga o DAS todo mês: em 2026 são R$ 82,05 no comércio e indústria, R$ 86,05 em serviços e R$ 87,05 nos dois juntos.

• A troca que pode voltar, principalmente em roupa e calçado.

• A parcela de qualquer coisa que você financiou, da maquininha ao celular da loja.

Vale olhar o teto também. O MEI pode faturar R$ 81 mil por ano, o mesmo valor desde 2018, e não mudou em 2026. Existe proposta no Congresso para subir para R$ 110 mil em 2027 e R$ 140 mil em 2028, mas ainda não virou lei. Quem passa do teto muda de categoria e passa a ter outros custos, então esse número merece uma linha no seu controle do mês.

A rotina de sexta, em 10 minutos

Controle que depende de lembrar não acontece. Marque no celular, sempre no mesmo dia e na mesma hora.

Se você já anota cada venda, metade do trabalho está feito. O jeito de registrar a entrada, canal por canal, está em controle de vendas simples. Aqui a parte que falta é a saída.

Como saber se o caixa está apertando?

Antes de faltar dinheiro, aparecem sinais. Três ou mais desta lista pedem atenção agora:

• Você atrasou fornecedor para pagar conta de casa, ou o contrário.

• Comprou estoque olhando o saldo do dia, sem ver o que vence na semana.

• Antecipou recebível de cartão dois meses seguidos para tapar buraco.

• Usou cheque especial, rotativo do cartão ou empréstimo para pagar despesa do mês.

• Não sabe dizer, sem abrir o banco, quanto tem para receber até o dia 30.

Em junho de 2026, o Brasil chegou a 9,1 milhões de empresas negativadas, recorde desde o começo da série, em 2016, segundo a Serasa Experian. 8,6 milhões são micro e pequenas empresas, com dívida média de R$ 25.508,96 e 7,3 contas em atraso cada uma. Quase nenhuma delas chegou lá por uma decisão grande. Chegou por muitos meses sem ver o caixa.

Erros que estouram o caixa de uma loja pequena

• Anotar pelo dia da venda. O caixa só existe no dia em que o dinheiro cai.

• Contar o parcelado inteiro no mês da venda. Só a primeira parcela entrou.

• Tratar retirada como sobra. O que você tira é saída fixa, igual ao aluguel.

• Comprar estoque com dinheiro de venda que ainda não caiu. É o buraco mais comum em data comemorativa.

• Deixar o fiado sem data. Venda fiada sem data combinada não é venda, é empréstimo.

• Usar o saldo do banco como controle. O saldo de hoje não conta o boleto de amanhã.

Quando isso não vale a pena

• Você vende meia dúzia de peças por mês, só no Pix, e não tem despesa fixa: o extrato do banco já é o seu fluxo de caixa. Não monte planilha.

• Você revende por catálogo de outra empresa: anote o que recebeu das clientes e o que ainda deve para a marca. O resto é da empresa, não seu.

• Você está no vermelho agora: planilha não paga dívida. Primeiro negocie prazo com quem você deve, depois monte o controle para não voltar.

Como fazer isso na sua loja Sellit

Se a sua loja é na Sellit, uma parte do trabalho já está pronta, e é a parte chata de preencher:

• Quanto sobrou de cada produto: preencha o preço de custo na tela do produto e a aba Lucratividade passa a mostrar receita, custo, lucro e margem, por produto, por pedido e por cliente. Veja em Analytics da loja.

• O extrato para o seu fechamento: a tela de Vendas baixa tudo em Excel ou PDF com data, forma de pagamento, status e valor, do jeito que entra na planilha. Veja em exportar vendas em Excel e PDF.

• O balcão junto com a internet: a venda do PDV entra na mesma lista de vendas, então o fechamento da semana é um arquivo só.

Um aviso honesto: esse extrato não é relatório contábil. Ele mostra o que a loja vendeu e recebeu, não separa imposto nem substitui o seu contador.

De onde vêm os números

• 61% pagam a empresa com a conta pessoal, e no comércio são 57%: Sebrae, pesquisa Hábitos Financeiros dos Pequenos Negócios, via Agência Sebrae (dados de 2025, publicado em janeiro de 2026)

• Como os pequenos negócios controlam o dinheiro (planilha 30%, caderno 25%, aplicativo 20%, contador 13%, sem controle 10%): Sebrae, Hábitos Financeiros 2025 (dezembro de 2025)

• 9,1 milhões de CNPJs negativados, 8,6 milhões deles micro e pequenas empresas, dívida média de R$ 25.508,96 e 7,3 contas em atraso: Serasa Experian (dados de junho de 2026, publicado em agosto de 2026)

• Teto de R$ 81 mil do MEI e a proposta de R$ 110 mil em 2027 e R$ 140 mil em 2028: gov.br, Teto do MEI (página atualizada em setembro de 2026)

• Valores do DAS do MEI em 2026: gov.br, Empresas e Negócios (atualizado em janeiro de 2026)